Zásady spracúvania osobných údajov
V týchto zásadách vysvetľujeme, ako spoločnosť Sinid International Logistics s.r.o. spracúva osobné údaje návštevníkov webovej stránky, zákazníkov, obchodných partnerov, kontaktných osôb, uchádzačov a ďalších dotknutých osôb.
1. Kto spracúva vaše osobné údaje
Prevádzkovateľom osobných údajov je spoločnosť Sinid International Logistics s.r.o., IČO: 53636619, DIČ: 2121431400, so sídlom Trieda KVP 3111/1, 040 23 Košice, Slovenská republika.
sinid@sinid.eu
+421 940 609 225
ceo@sinid.eu
Šimon Krasnický
2. Na koho sa tieto zásady vzťahujú
Tieto zásady sa vzťahujú najmä na:
- návštevníkov našej webovej stránky,
- osoby, ktoré nám pošlú dopyt alebo inú správu cez webový formulár, e-mail alebo telefonicky,
- zákazníkov a potenciálnych zákazníkov,
- kontaktné osoby zákazníkov, obchodných partnerov a dodávateľov,
- odosielateľov, príjemcov alebo iné kontaktné osoby v rámci prepravy a logistických služieb,
- uchádzačov o prácu alebo spoluprácu,
- osoby, ktorým zasielame obchodné informácie, ak na to máme príslušný právny základ.
3. Aké osobné údaje spracúvame
V závislosti od konkrétnej situácie môžeme spracúvať najmä tieto kategórie osobných údajov:
- identifikačné údaje, napríklad meno, priezvisko, názov spoločnosti, pracovná pozícia, IČO alebo iné identifikačné údaje podnikateľa,
- kontaktné údaje, napríklad e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa alebo fakturačné údaje,
- údaje obsiahnuté vo vašej správe, dopyte alebo objednávke,
- údaje týkajúce sa požadovaných alebo poskytovaných logistických, prepravných, skladových, colných alebo súvisiacich služieb,
- údaje potrebné na prípravu cenovej ponuky, uzatvorenie a plnenie zmluvy,
- údaje potrebné na vystavenie faktúry, vybavenie reklamácie alebo obhajobu právnych nárokov,
- údaje uvedené v životopise, motivačnom liste alebo inej reakcii uchádzača,
- údaje o histórii obchodnej a zákazníckej komunikácie,
- technické údaje súvisiace s používaním webovej stránky, napríklad IP adresa, dátum a čas prístupu, základné logy, údaje o zariadení a prehliadači,
- údaje získané prostredníctvom cookies alebo podobných technológií podľa vašich nastavení.
4. Z akých zdrojov údaje získavame
Osobné údaje získavame spravidla priamo od vás, keď vyplníte formulár, pošlete nám e-mail, telefonujete nám, objednáte si službu alebo s nami inak komunikujete.
V obchodných a logistických vzťahoch môžeme v nevyhnutnom rozsahu spracúvať aj údaje, ktoré získame od vášho zamestnávateľa, obchodného partnera, zákazníka, dodávateľa, dopravcu, colného zástupcu, príjemcu zásielky, odosielateľa zásielky alebo z verejne dostupných obchodných zdrojov, ak je to potrebné na prípravu, uzatvorenie alebo plnenie obchodného vzťahu.
Ak osobné údaje nezískame priamo od vás, poskytneme vám informácie v rozsahu a lehote vyžadovanej GDPR, pokiaľ sa neuplatní zákonná výnimka.
5. Na aké účely a na akých právnych základoch údaje spracúvame
Osobné údaje spracúvame len na konkrétne, výslovne určené a legitímne účely a vždy na príslušnom právnom základe.
5.1 Vybavenie dopytu a komunikácia pred uzatvorením zmluvy
Vaše údaje spracúvame na účel vybavenia kontaktného dopytu, odpovede na otázku, prípravy cenovej ponuky, komunikácie o požadovanej službe a vykonania krokov pred uzatvorením zmluvy.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak ide o kroky pred uzatvorením zmluvy na vašu žiadosť; prípadne čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ak komunikujeme s kontaktnou osobou právnickej osoby. Oprávnený záujem: riadne vybavenie obchodnej komunikácie a odpoveď na dopyt.
5.2 Uzatvorenie a plnenie zmluvy
Osobné údaje spracúvame na účel uzatvorenia a plnenia zmluvy, najmä pri poskytovaní logistických, prepravných, skladových, colných a súvisiacich služieb, riadení prepravy, komunikácii s dopravcami a partnermi, spracovaní dokumentácie, fakturácii, reklamáciách a obhajobe právnych nárokov.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, ak je dotknutá osoba zmluvnou stranou; čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR pri spracúvaní údajov kontaktných osôb zákazníkov, partnerov, dodávateľov, odosielateľov alebo príjemcov; prípadne čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, ak spracúvanie vyžaduje zákon. Oprávnený záujem: riadne poskytovanie služieb, organizácia obchodnej spolupráce a ochrana právnych nárokov.
5.3 Správa obchodnej a B2B komunikácie
Údaje kontaktných osôb zákazníkov, partnerov a dodávateľov spracúvame na účel vedenia obchodnej komunikácie, organizácie spolupráce, evidencie histórie komunikácie a ochrany našich právnych nárokov.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Oprávnený záujem: efektívna obchodná komunikácia, správa vzťahov so zákazníkmi a partnermi a ochrana právnych nárokov.
5.4 Výberové konanie
Ak nám pošlete životopis, motivačný list alebo inú reakciu na pracovnú alebo kooperačnú príležitosť, vaše údaje spracúvame na účel posúdenia vašej reakcie a realizácie výberového konania.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR v rozsahu krokov pred uzatvorením zmluvy na žiadosť uchádzača; prípadne čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR pri organizačnom zabezpečení výberového konania. Oprávnený záujem: výber vhodného kandidáta a administratívne zabezpečenie výberového konania.
Ak si budeme chcieť ponechať váš životopis aj pre budúce pracovné alebo kooperačné príležitosti, požiadame vás o samostatný súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
5.5 Plnenie zákonných povinností
Niektoré údaje spracúvame preto, aby sme splnili zákonné povinnosti, najmä v oblasti účtovníctva, daní, archivácie, vybavovania žiadostí orgánov verejnej moci a preukazovania súladu s právnymi predpismi.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
5.6 Bezpečnosť webu a informačných systémov
Technické údaje a bezpečnostné logy spracúvame na účel bezpečnej prevádzky webovej stránky a informačných systémov, prevencie zneužitia formulárov, ochrany siete, riešenia bezpečnostných incidentov, ochrany majetku a obhajoby právnych nárokov.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Oprávnený záujem: informačná a sieťová bezpečnosť, prevencia zneužitia a ochrana právnych nárokov.
5.7 Priamy marketing a obchodné informácie
Ak nám udelíte súhlas, môžeme vaše osobné údaje spracúvať na účel zasielania obchodných informácií, newsletterov alebo marketingových správ.
V niektorých prípadoch môžeme zasielať obchodné informácie aj existujúcim zákazníkom alebo na zverejnené kontaktné údaje podnikateľov a právnických osôb, ak to umožňuje príslušný právny predpis a ak máte vždy možnosť takéto zasielanie jednoducho odmietnuť.
Právny základ: čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR, ak ide o súhlas; prípadne čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ak ide o oprávnený záujem na primeranej B2B obchodnej komunikácii, pokiaľ to umožňujú príslušné právne predpisy. Oprávnený záujem: informovanie zákazníkov a obchodných kontaktov o našich službách.
Proti spracúvaniu na účely priameho marketingu môžete kedykoľvek namietať. Ak namietnete alebo odvoláte súhlas, obchodné informácie vám prestaneme zasielať.
5.8 Cookies a podobné technológie
Nevyhnutné cookies používame na zabezpečenie základnej funkčnosti a bezpečnosti webovej stránky. Analytické, marketingové alebo iné voliteľné cookies používame len na základe vášho nastavenia alebo súhlasu, ak to vyžaduje právny režim.
Podrobnosti o používaní cookies, ich účeloch, poskytovateľoch, dobách uchovávania a možnostiach nastavenia sú uvedené v samostatných Zásadách používania cookies / Cookie Policy.
6. Je poskytnutie údajov povinné?
Poskytnutie osobných údajov je dobrovoľné. Ak však od vás žiadame údaje potrebné na vybavenie dopytu, prípravu cenovej ponuky, uzatvorenie alebo plnenie zmluvy, bez ich poskytnutia nemusíme vedieť vašu požiadavku vybaviť, pripraviť ponuku alebo riadne poskytnúť službu.
Ak je spracúvanie založené na súhlase, poskytnutie údajov je dobrovoľné a súhlas môžete kedykoľvek odvolať.
7. Komu môžeme vaše údaje poskytnúť
Vaše osobné údaje môžeme sprístupniť len tým príjemcom, ktorí ich potrebujú na konkrétny účel a ktorí sú viazaní zákonnou alebo zmluvnou povinnosťou mlčanlivosti a ochrany osobných údajov.
Môže ísť najmä o:
- poskytovateľa hostingu,
- správcu webovej stránky,
- poskytovateľa e-mailových a cloudových služieb,
- poskytovateľa anti-spamových a bezpečnostných služieb,
- poskytovateľa analytických nástrojov, ak sú používané,
- poskytovateľa CRM alebo helpdesk systému, ak je používaný,
- externého účtovníka alebo účtovnú kanceláriu,
- externého mzdového alebo HR poskytovateľa,
- právnych poradcov,
- poisťovňu,
- dopravných a logistických partnerov,
- skladových partnerov,
- colného zástupcu,
- bankové a platobné inštitúcie,
- orgány verejnej moci, ak to vyžaduje právny predpis.
Ak príjemca koná ako sprostredkovateľ, máme s ním uzatvorenú zmluvu podľa čl. 28 GDPR a prístup k údajom mu umožňujeme len v nevyhnutnom rozsahu.
8. Prenosy osobných údajov do tretích krajín
Ak pri používaní e-mailových, cloudových, analytických alebo iných technických nástrojov dochádza k prenosu osobných údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, uskutočňujeme takýto prenos iba vtedy, ak je splnený niektorý zo zákonných mechanizmov podľa GDPR.
Môže ísť najmä o rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti, štandardné zmluvné doložky Európskej komisie alebo iný zákonný prenosový mechanizmus.
Na požiadanie vám poskytneme bližšie informácie o použitom mechanizme prenosu.
9. Ako dlho údaje uchovávame
Osobné údaje uchovávame len po dobu nevyhnutnú na splnenie konkrétneho účelu a podľa zásady obmedzenia uchovávania. Po uplynutí príslušnej lehoty osobné údaje vymažeme, anonymizujeme alebo ich ďalej uchovávame len vtedy, ak to vyžaduje zákonná povinnosť, kontrola, spor alebo obhajoba právneho nároku.
Porovnávacia matica lehôt uchovávania
Nasledujúca matica uvádza lehoty uchovávania osobných údajov podľa jednotlivých kategórií, typického obsahu a účelu spracúvania. Lehoty vychádzajú zo zásady obmedzenia uchovávania, z potreby určiť konkrétne časové limity podľa účelu a zo zákonných archivačných povinností, najmä pri účtovných a daňových dokladoch.
| Kategória údajov | Typický obsah | Účel | Odporúčaná lehota | Poznámka |
|---|---|---|---|---|
| Kontaktné dopyty bez uzatvorenia zmluvy | meno, e-mail, telefón, správa | odpoveď na dopyt, základná evidencia komunikácie | 12 mesiacov od poslednej komunikácie | po uplynutí vymazať vrátane príloh |
| Predzmluvné ponuky a obchodná príprava | komunikácia, ponuky, kalkulácie, dopytové prílohy | vypracovanie ponuky, rokovanie o spolupráci | 24 mesiacov od uzavretia spisu | ak vznikne zmluva, presunúť do zmluvnej agendy |
| B2B kontaktné osoby zákazníkov a partnerov | meno, pracovný e-mail, telefón, pozícia, história komunikácie | správa obchodného vzťahu, koordinácia spolupráce | počas trvania vzťahu + 24 až 48 mesiacov | uchovávanie z dôvodu ochrany právnych nárokov a auditnej stopy |
| Zmluvná agenda | zmluvy, objednávky, komunikácia k plneniu, dodacie podklady | plnenie zmluvy, reklamácie, nároky | počas trvania zmluvy + 48 mesiacov | ak osobitný predpis vyžaduje dlhšie, uplatniť dlhšiu lehotu |
| Účtovné a daňové doklady | faktúry, účtovné doklady, účtovné záznamy | účtovníctvo a dane | 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú | zákonné minimum pre relevantné účtovné záznamy |
| Uchádzači na konkrétnu pozíciu | CV, motivačný list, poznámky z výberu | výberové konanie | 6 mesiacov po skončení výberového konania | po uplynutí lehoty údaje vymazať alebo anonymizovať |
| Talent pool kandidátov | CV, kontakty, preferencie | budúce pracovné príležitosti | 24 mesiacov alebo do odvolania súhlasu | nutný samostatný súhlas |
| Marketingová databáza | e-mail, meno, história súhlasu/odhlásenia | newsletter a obchodné informácie | do odvolania súhlasu alebo 24 mesiacov od poslednej aktivity | po odvolaní súhlasu alebo námietke sa marketingové zasielanie ukončí |
| Evidencia súhlasov, odvolaní a námietok | dátum, čas, spôsob získania súhlasu, odvolanie, námietka, zdroj kontaktu | preukazovanie súladu a rešpektovanie odhlásenia | po dobu potrebnú na preukázanie súladu | uchovávať oddelene od aktívnej marketingovej databázy |
| Bezpečnostné logy | IP adresa, čas prístupu, bezpečnostné udalosti | ochrana siete, prevencia zneužitia | 30 až 90 dní | pri incidente možno oddelene uchovať dlhšie |
| Zálohy | systémové obrazy a databázové snapshoty | dostupnosť a obnova dát | 30 až 180 dní podľa zálohovacej politiky | výmaz v produkcii treba zosúladiť s rotáciou záloh |
| Cookies a analytické identifikátory | cookie ID, súhlasové nastavenia, analytické dáta | funkčnosť webu, preferencie, analytika | podľa cookie policy a nastavení nástroja | nevyhnutné a voliteľné cookies rozlišovať samostatne |
10. Aké máte práva
V súvislosti so spracúvaním osobných údajov máte tieto práva:
- právo na prístup k osobným údajom,
- právo na opravu nesprávnych alebo neúplných údajov,
- právo na výmaz osobných údajov,
- právo na obmedzenie spracúvania,
- právo na prenosnosť údajov,
- právo namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
- právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu na účely priameho marketingu,
- právo odvolať súhlas, ak je spracúvanie založené na súhlase,
- právo podať sťažnosť dozornému orgánu.
Ak je spracúvanie založené na súhlase, jeho odvolanie nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu.
11. Ako si môžete uplatniť svoje práva
Svoje práva si môžete uplatniť e-mailom na adrese ceo@sinid.eu alebo písomne na adrese sídla spoločnosti:
Trieda KVP 3111/1
040 23 Košice
Slovenská republika
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Námestie 1. mája 18
811 06 Bratislava
statny.dozor@pdp.gov.sk
Z dôvodu ochrany vašich údajov vás môžeme požiadať o primerané overenie identity. Na vašu žiadosť odpovieme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od jej prijatia. Vo výnimočne zložitých prípadoch môžeme túto lehotu predĺžiť najviac o ďalšie dva mesiace, o čom vás budeme informovať.
12. Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie
Nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo voči dotknutej osobe právne účinky alebo by ju podobne významne ovplyvňovalo.
Ak by sa to v budúcnosti zmenilo, tieto zásady primerane aktualizujeme a doplníme o informácie vyžadované GDPR.
13. Ako chránime vaše údaje
Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zneužitím, zverejnením alebo zničením.
Medzi tieto opatrenia patria najmä:
- riadenie prístupových práv podľa rolí,
- používanie silných hesiel a viacfaktorového overovania, ak je primerané,
- šifrovanie alebo pseudonymizácia tam, kde je to vhodné,
- zálohovanie a obnova údajov,
- logovanie bezpečnostných udalostí,
- pravidelná aktualizácia systémov,
- zmluvné nastavenie mlčanlivosti a ochrany údajov so sprostredkovateľmi,
- obmedzenie prístupov k prílohám, životopisom a obchodnej dokumentácii,
- vnútorné pravidlá výmazu a retenčnej kontroly.
Prístup k osobným údajom majú iba osoby, ktoré ich potrebujú na plnenie svojich pracovných alebo zmluvných úloh.
14. Cookies
Naša webová stránka používa cookies a podobné technológie. Nevyhnutné cookies používame na zabezpečenie základnej funkčnosti, bezpečnosti a správneho fungovania webovej stránky.
Ostatné cookies, napríklad analytické alebo marketingové, používame iba na základe vášho nastavenia alebo súhlasu, ak je takýto súhlas potrebný.
Podrobné informácie o cookies nájdete v samostatnom dokumente Zásady používania cookies / Cookie Policy.
15. Zmeny týchto zásad
Tieto zásady môžeme primerane aktualizovať, najmä ak sa zmení spôsob spracúvania osobných údajov, funkcionalita webovej stránky, okruh príjemcov, používané technické služby alebo právne požiadavky.
Aktuálna verzia bude vždy zverejnená na tejto stránke spolu s dátumom poslednej aktualizácie.